Oteliniz dolu olabilir. Peki kazandığınız paranın tamamı doğru şekilde işletmeye yansıyor mu?
Yüksek doluluk ve güçlü ciro, her zaman sağlıklı kârlılık anlamına gelmez.
Rezervasyonlardan oda fiyatlarına, nakit tahsilatlardan restoran gelirlerine; satın almadan stoklara, iadelerden indirim ve ikramlara kadar yüzlerce günlük işlem küçük veya büyük gelir kayıplarına neden olabilir.
Bu kayıpların bir bölümü süreç ve kontrol eksikliklerinden, bir bölümü operasyonel hatalardan, bazıları ise yetkisiz veya usulsüz işlemlerden kaynaklanabilir.
SuperOtels Otel İç Denetim ve Gelir Kaçağı Analizi, otelinizin finansal ve operasyonel süreçlerini bağımsız olarak inceleyerek gelir kayıplarını, kontrol açıklarını ve olağandışı işlem örüntülerini ortaya çıkarmayı amaçlar.
Amacımız suçlu aramak değil, kayıp, kaçak ve hatalı işlemlerle paranın izini takip etmektir.
Otelinizde görünmeyen gelir kayıpları olabilir mi?
Bazı sorunlar aylık finansal raporlarda kolaylıkla görülmez.
Otel yüksek dolulukla çalışabilir. Restoran yoğun olabilir. Satış rakamları yükseliyor olabilir.
Buna rağmen işletmenin yarattığı ciro ile kasasında kalması gereken para arasında önemli farklar oluşabilir.
Özellikle aşağıdaki durumlar dikkat gerektirir:
- Doluluk artmasına rağmen kârlılığın aynı oranda yükselmemesi
- Nakit tahsilatların beklenen seviyenin altında kalması
- İptal, iade, indirim ve düzeltme işlemlerinin artması
- F&B satışları ile stok tüketiminin uyumsuz olması
- Satın alma maliyetlerinin açıklanamayan şekilde yükselmesi
- Sürekli aynı tedarikçilerle çalışılması
- Complimentary ve ücretsiz hizmetlerin artması
- Manuel fiyat ve hesap düzeltmelerinin yoğunlaşması
- Yönetim raporları ile operasyonel sonuçların birbirini desteklememesi
Bunlardan biri tek başına usulsüzlük anlamına gelmez.
Ancak doğru veriler birlikte incelendiğinde otelinizin nerede para kaybettiğini gösteren bir iz ortaya çıkabilir.
SuperOtels Ne Yapıyor?
Tek bir departmanın hazırladığı rapora bakmak yerine otelin farklı noktalarında oluşan finansal ve operasyonel verileri birlikte değerlendiriyoruz.
PMS • POS • Muhasebe • Banka/Tahsilat • F&B • Satın Alma • Stok • Bordro • Sistem Yetkileri
Amaç, kayıtların birbirleriyle tutarlı olup olmadığını ve işletmenin gelirinin olması gerektiği şekilde oluşup oluşmadığını değerlendirmektir.
Finansal Performans ve Gelir Analizi
Doluluk, ADR, RevPAR, departman gelirleri, maliyetler ve işletme kârlılığı birlikte değerlendirilir.
Temel sorumuz basittir:
“Bu otel, mevcut satış performansıyla üretmesi gereken finansal sonucu üretiyor mu?”
Açıklanamayan sapmalar daha detaylı incelemeye alınır.
Rezervasyon ve Ön Büro Kontrolleri
Otel gelirinin başladığı noktalardan biri rezervasyondur.
Rezervasyon, fiyatlandırma, konaklama ve tahsilat süreçlerinde oluşabilecek kontrol açıkları incelenir.
Özellikle; iptaller, iadeler, indirimler, ücretsiz konaklamalar, oda değişiklikleri, upgrade işlemleri, fiyat müdahaleleri ve diğer olağandışı işlemler risk açısından değerlendirilir.
Nakit ve Tahsilat Kontrolleri
Otel bünyesinde gerçekleşen nakit ve elektronik tahsilatların ilgili satış ve hizmet kayıtlarıyla uyumu değerlendirilir.
Resepsiyon, restoran, SPA ve diğer gelir noktalarındaki tahsilat süreçleri kontrol edilir.
Amaç yalnızca kasa açığı bulmak değil, satıştan tahsilata kadar gelir zincirinin bütünlüğünü test etmektir.
Restoran ve F&B Gelir Kontrolü
Yoğun bir restoran her zaman maksimum gelir üreten restoran değildir.
Satışlar, indirimler, ikramlar, iptaller, stok hareketleri ve maliyetler birlikte değerlendirilerek açıklanamayan sapmalar araştırılır.
Özellikle yüksek maliyetli ve kayba açık ürün grupları ayrıca değerlendirilir.
Satın Alma ve Tedarikçi Kontrolü
Bir otelin önemli kayıp noktalarından biri yalnızca satış tarafı değildir.
Para yanlış satın alma kararlarıyla da işletmeden çıkabilir.
Satın alma süreçleri; fiyat, miktar, teslimat, faturalandırma, ödeme ve tedarikçi ilişkileri açısından incelenir.
Olağandışı fiyat farklılıkları, tedarikçi yoğunlaşmaları ve işletmenin faaliyet hacmiyle uyuşmayan satın alma hareketleri araştırılır.
Stok ve Maliyet Kontrolü
Satın alınan ürün ile kullanılan ve satılan ürün arasında açıklanabilir bir ilişki bulunmalıdır.
F&B, minibar, SPA, housekeeping ve diğer önemli stok grupları değerlendirilerek açıklanamayan stok ve maliyet farklılıkları araştırılır.
İndirim, İkram ve Ücretsiz Hizmet Kontrolü
Otelin görünmeyen gelir kayıplarından biri de kontrolsüz verilen avantajlardır.
Ücretsiz odalar, complimentary hizmetler, upgrade’ler, restoran ikramları, SPA hizmetleri ve yönetici/personel indirimleri genel operasyon hacmi içerisinde değerlendirilir.
Amaç, işletmenin ticari politikası ile gerçekleşen uygulamalar arasındaki farklılıkları ortaya çıkarmaktır.
Muhasebe ve Finansal Kontroller
Muhasebe kayıtları diğer operasyonel verilerden bağımsız değerlendirilmez.
Otelin finansal kayıtları ile operasyonel faaliyetleri arasındaki tutarlılık incelenerek açıklanamayan işlemler ve kontrol zafiyetleri belirlenir.
Personel ve Bordro Kontrolleri
Personel maliyetleri, bordro hareketleri, primler, avanslar, fazla mesailer ve ilgili finansal işlemler risk ve tutarlılık açısından değerlendirilebilir.
Sistem Yetkileri ve İşlem İzleri
Modern otellerde hemen her finansal işlem dijital bir iz bırakır.
Kullanıcı yetkileri, işlem yoğunlukları ve olağandışı hareketler incelenerek kritik sistemlerdeki kontrol zafiyetleri belirlenir.
Kimin neye erişebildiği, en az yapılan işlem kadar önemlidir.
Yönetimin Görmediğini Veriler Gösterebilir
İç denetimin temel problemi bazen aynı kişinin veya ekibin; işlemi gerçekleştirmesi, kontrol etmesi ve yönetime raporlamasıdır.
Bu nedenle bağımsız denetimde farklı veri kaynakları arasındaki tutarlılık önem taşır.
SuperOtels’in yaklaşımı tek bir rapora güvenmek yerine işletmenin farklı noktalarında oluşan verilerin birbirini doğrulayıp doğrulamadığını araştırmaktır.
Denetim Sonunda Ne Alırsınız?
Çalışma sonunda yatırımcıya veya yetkilendirilmiş üst yönetime özel bir Otel İç Denetim ve Gelir Kaçağı Raporu sunulur.
Raporda; tespit edilen gelir kayıpları, açıklanamayan finansal farklılıklar, yüksek riskli işlem alanları, kritik kontrol açıkları ve iyileştirilmesi gereken süreçler sınıflandırılır.
Her önemli bulgu için finansal etkisi ve alınması önerilen önlemler değerlendirilir.
Ardından işletmeye özel bir: 30 / 60 / 90 Günlük Kontrol ve İyileştirme Planı hazırlanabilir.
Üç Farklı Denetim Modeli
Hızlı Risk Taraması
Otelinde gelir kaçağı veya kontrol problemi olabileceğinden şüphelenen yatırımcılar için ön inceleme.
Temel finansal ve operasyonel göstergeler taranarak daha kapsamlı denetime ihtiyaç olup olmadığı değerlendirilir.
Kapsamlı Otel İç Denetimi
Gelir, operasyon, tahsilat, F&B, satın alma, stok, muhasebe, personel ve sistem kontrollerini kapsayan ayrıntılı çalışma.
Tespit edilen risklerin finansal etkileri ve kontrol zafiyetleri raporlanır.
Sürekli Gelir ve Risk Kontrolü
Tek seferlik denetim yerine otelin belirli dönemlerle sürekli kontrol edilmesini sağlar.
Olağandışı değişimler ve yeni risk alanları takip edilerek sorunların büyümeden fark edilmesi amaçlanır.
Gizlilik Esastır
İç denetim çalışmaları hassas işletme verileri içerir.
Bu nedenle çalışma doğrudan otel sahibi, yatırımcı veya açıkça yetkilendirilmiş üst yönetim adına yürütülür.
İncelenen bilgiler ve elde edilen bulgular yalnızca yetkilendirilmiş kişilerle paylaşılır.
Gerekli durumlarda çalışma gizlilik sözleşmesi kapsamında gerçekleştirilebilir.
Şüphelenmek İçin Geç Olmasını Beklemeyin
Bir suistimalin veya gelir kaçağının işletmeye verdiği zarar yalnızca kaybedilen para değildir.
Sorun ne kadar geç tespit edilirse finansal kayıp, operasyonel risk ve kurumsal zarar o kadar büyüyebilir.
Otelinizin gelir ve kontrol yapısının bağımsız olarak değerlendirilmesini istiyorsanız bizimle gizlilik içerisinde görüşebilirsiniz.
SuperOtels
Otel Yönetimi • Revenue Management • Satış & Pazarlama • İç Denetim